Objaśnienia prawne

Objaśnienia prawne Ministra Cyfryzacji z 23.01.2019 r.

Michał Kowalski | 23.01.2019

W dniu 23 stycznia 2019 r. Minister Cyfryzacji wydał pierwsze w historii objaśnienia prawne w rozumieniu art. 33 ustawy - Prawo przedsiębiorców. Objaśnienia dotyczą przepisów Kodeksu pracy oraz RODO w odniesieniu do kwestii możliwości gromadzenia przez pracodawców dokumentów rekrutacyjnych po zakończeniu procesu rekrutacji w stosuku do osób, które nie zostały zatrudnione. Tekst objaśnień prawnych zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Cyfryzacji w zakładce Objaśnienia prawne.

Forma objaśnień

Objaśnienia prawne Ministra Cyfryzacji z dnia 23.01.2019 r. zostały udostępnione w BIP MC w postaci elektronicznej - edytowalnym pliku w formacie .doc. Warto zauważyć, że w pliku tym brakuje podpisu Ministra Cyfryzacji (elektronicznego, jak też skanu jego podpisu), nie jest więc jasne, czy i kiedy Minister Cyfryzacji rzeczywiście dokonał aktu wydania tych objaśnień prawnych.


Tryb wydania objaśnień

Z objaśnień wynika, że zostały wydane na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców z dnia 7 listopada 2018 r.


Tytuł objaśnień

Objaśnienia prawne Ministra Cyfryzacji z 23.01.2019 r. zostały oznaczone tytułem OBJAŚNIENIA PRAWNE Z DNIA 23.01.2019 r. wraz ze wskazaniem organu wydajacego oraz podstawy prawnej i trybu ich wydania.

W dalszej części zamieszczono podtytuł DALSZE GROMADZENIE DANYCH OSOBOWYCH OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE U PRACODAWCY PO ZAKOŃCZENIU REKRUTACJI.


Struktura objaśnień

Objaśnienia prawne Ministra Cyfryzacji z 23.01.2019 r. składają się z 5 części zatytułowanych w następujący sposób:

  1. Wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców
  2. Czego dotyczą objaśnienia
  3. Cel wydawanych objaśnień
  4. Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji
  5. Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne celem udziału w konkretnej rekrutacji

oraz trzech przykładów zamieszczonych na końcu objaśnień.


Wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców

Objaśnienia wskazują, że Rzecznik zwrócił się do Ministra Cyfryzacji o wydanie objaśnienia prawnego art. 6 ust. 1 RODO co do sposobu gromadzenia danych osobowych osób, które ubiegały się o zatrudnienie u pracodawcy, dozwolonego okresu przechowywania tych danych oraz formy wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.


Czego dotyczą objaśnienia


Umowa o pracę została zawarta

Minister Cyfryzacji na wstępie odniósł się do przetwarzania przez pracodawcę danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, wskazując, że dane te mogą być przez pracodawcę przetwarzane przez okres konieczny dla wykonania zawieranej z pracownikiem umowy, a po jej rozwiązaniu w celu ochrony przed mogącymi się pojawić roszczeniami.

Umowa o pracę nie została zawarta

Minister zauważa dalej, że Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie nie określają przez jaki okres pracodawca może przechowywać dane kandydata, w przypadku, w którym umowa o pracę nie została z nim zawarta. W tym miejscu Minister wskazuje - bez przytaczania przykładów - na występowanie w tej sprawie różnych stanowisk w działaniach organów administracji publicznej, jak i w literaturze przedmiotu. Co ciekawe, z objaśnień wynika, że wszystkie te stanowiska uznają dalsze przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych za zgodne z prawem.

Warto zauważyć, że przepis ustawy Prawo przedsiębiorców upoważniający do wydawania objaśnień prawnych, wskazuje, że objaśnienia są sposobem realizacji celu dążenia do zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa z zakresu działalności gospodarczej. Skoro organy administacji publicznej oraz literatura przedmiotu przyjmuje wspólne stanowisko w tym zakresie, to należałoby zadać pytanie o zasadność wydania w tym zakresie objaśnień prawnych. Być może chodzi o różne stanowiska w zakresie podstawy prawnej takiego przetwarzania danych, jednak wprost nie wynika to z objaśnień.


Cel objaśnień

Objaśnienia wskazują, że ich celem ich wydania jest wyjaśnienie wątpliwości w zakresie możliwości gromadzenia przez pracodawców dokumentów rekrutacyjnych już po zakończeniu procesu rekrutacji w stosunku do osób, które nie zostały zatrudnione.

Należy zauważyć, że tekst objaśnień nie określa, o jakie konkretnie wątpliwości chodzi.


Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji

W tej części objaśnień Minister Cyfryzacji odnosi się do sytuacji, w której kandydat do pracy przekazał pracodawcy dokumenty rekrutacyjne wraz z informacją, że zgadza się na wykorzystywanie tych dokumentów w rekrutacjach prowadzonych w przyszłości./p>

W ocenie Ministra Cyfryzacji w takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała


Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne celem udziału w konkretnej rekrutacji

W powyższym przypadku, zgodnie z objaśnieniami, pracodawca po zakończonej rekrutacji (na potrzeby której kandydat złożył dokumenty rekrutacyjne) ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydata jest w tym przypadku uzasadniony interes podmiotu, który prowadził rekrutację.

Minister Cyfryzacji wskazuje także, że okres przechowywania przedmiotowych danych po zakończonej rekrutacji powinien być wyznaczony w zależności od wyników przeprowadzonej przez przedsiębiorcę oceny ryzyka podniesienia przez kandydata roszczeń. W pierwszej kolejności minister wskazuje, że ten okres powinien być jak najkrótszy (kilka miesięcy po zakończeniu rekrutacji). Jeżeli ryzyko podniesienia roszczeń przez kandydata jest w ocenie przedsiębiorcy wysokie, minister wskazuje na dopuszczalność przetwarzania tych danych przez pełny trzyletni okres przedawnienia.


Przykłady

Na końcu objaśnień zamieszczono trzy przykłady sytuacji wraz z rekomendowanym przez ministra sposobem postępowania.


..